Nutzungsdauer für Computerhardware und Software

Computerhardware und Software

Computerhardware (inklusive Peripheriegeräte, wie z. B. Tastatur, Monitor oder Drucker) und die zum Betrieb und zur Nutzung dieser Hardware erforderliche Software sind ein wesentlicher Bestandteil eines Homeoffice. Bisher galt für die Abschreibung von Computerhardware und Software eine dreijährige Nutzungsdauer.

Neues BMF-Schreiben

Mit Schreiben vom 26.2.2021 (IV C 3 S 2190/21/10002 :013 ) setzt die Finanzverwaltung die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Computerhardware und Software, die der Abschreibung nach § 7 Einkommensteuergesetz ( EStG) zugrunde liegt, auf ein Jahr herab. Die nunmehr verkürzte Nutzungsdauer gilt für die unter Punkt II. des Schreibens genannten Computer (inklusive Laptops, Tablets und Thin Clients) und Hardwaregeräte (z. B. Docking-Stations, Netzgeräte), Peripheriegeräte (z. B. externe Speichermedien, Tastatur, Monitor, Drucker) und Software. Die neue Regelung kann in der Gewinnermittlung für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, angewendet werden. Dabei kann die verkürzte Nutzungsdauer nach dem neuen BMF-Schreiben auch auf davon erfasste Wirtschaftsgüter angewendet werden, die in früheren Wirtschaftsjahren angeschafft oder hergestellt wurden und bei denen im Regelfall die dreijährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde (Sofortabschreibung des Restbuchwerts).

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Die Sofortabschreibung wirkt sich allerdings nur auf Computerhardware und Software aus, die keine geringwertigen Wirtschaftsgüter sind. Solche sind selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten netto € 800,00 nicht übersteigen (§ 6 Abs. 2 Einkommensteuergesetz - EStG). So kann beispielsweise ein Notebook mit Anschaffungskosten in Höhe von € 750,00 unabhängig von der verkürzten Nutzungsdauer bereits im Anschaffungsjahr in voller Höhe abgeschrieben werden.

Neue Steuerspielregeln für Computerhardware und Software

Selbständige Handwerker, die in die Digitalisierung investieren möchten, werden steuerlich belohnt: Es winkt die Möglichkeit, Betriebsausgaben für Computerhardware oder Software im Jahr 2021 in voller Höhe als gewinnmindernd zu verbuchen. Sie haben bereits 2020 investiert? Auch kein Problem.

Von Bernhard Köstler

Handwerker, die für ihren Betrieb Computerhardware oder Software kaufen, können von neuen steuersparenden Spielregeln profitere - © mavoimages -

Unternehmer, die ihren Betrieb oder ihre Mitarbeiter im Homeoffice mit neuer Computerhardware und Software ausstatten möchten, winkt die Möglichkeit, diese Ausgaben 2021 in voller Höhe als gewinnmindernde Betriebsausgaben zu verbuchen. Aber auch für diejenigen, die bereits 2020 investiert haben, können im Steuerjahr 2021 von Steuervergünstigungen profiteren. Hier die Antworten auf die häufigsten Fragen zu dieser Thematik.

Welche neuen Steuerspielregeln gelten für Computerhardware und für Software?

Kauften Sie für Ihren Handwerksbetrieb Computerhardware oder Software, mussten Sie die Anschaffungskosten bisher auf mindestens drei Jahre verteilt abschreiben. Für gekaufte ERP-Software galt sogar ein Abschreibungszeitraum von bis zu fünf Jahren.

Neu: Bei Kauf bestimmter Computerhardware und Software ab dem Jahr 2021 können die Käufer eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen. Das bedeutet: Die Ausgaben für PC, Drucker & Co. dürfen im Jahr des Kaufs in voller Höher als Betriebsausgaben abgezogen werden. Der Betriebsausgabenabzug ist der Höhe nach unbegrenzt.

Beispiel 1: Sie haben im Dezember 2020 mehrere PCs und mehrere Multifunktionsgeräte mit Kopier-, Scan – und Druckfunktion gekauft. Die Kosten beliefen sich netto auf 9.000 Euro. Folge: In der Gewinnermittlung 2020 durften Sie dafür nur einen Abschreibungsbetrag von 250 Euro als Betriebsausgabe erfassen (9.000 Euro: drei Jahre Nutzungsdauer = 3.000 Euro x 1/12, da der Kauf im Dezember erfolgte). Der Restbuchwert von 8.750 Euro kann in den nächsten Jahren abgeschrieben werden.

Beispiel 2: Man nehme an, der Kauf der PCs und der Multifunktionsgeräte aus Beispiel 1 wäre im Jahr 2021 erfolgt. Folge: In diesem Fall dürfen Sie die kompletten Anschaffungskosten in Höhe von 9.000 Euro als Betriebsausgaben vom Gewinn 2021 abziehen. Statt drei Jahren Nutzungsdauer gilt nur eine einjährige Nutzungsdauer.

Habe ich ein Wahlrecht bei der Nutzungsdauer für Computerhardware und Software?

Ja, Sie haben tatsächlich ein Wahlrecht. In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. Februar 2021 (Az. IV C 3 S 2190/21/10002:013; abrufbar unter www.bundesfinanzministerium.de) steht schwarz auf weiß, dass eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden "kann".

Je nach individueller Zielsetzung bei der Gewinnermittlung 2021 können Sie also zwischen der einjährigen Nutzungsdauer und einer längeren Nutzungsdauer wählen.

Praxis-Tipp: Sie müssen dieses Wahlrecht nicht einheitlich für alle Wirtschaftsgüter ausüben. Da das BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021 hier keine Einschränkungen vorsieht, können Sie für jede Computerhardware und Software einzeln entscheiden, ob sie bei Kauf im Jahr 2021 die einjährige Nutzungsdauer und damit den Sofortabzug der Ausgaben im Jahr 2021 oder eine längere Nutzungsdauer zugrunde legen.

Ich habe Computerhardware und Software bereits 2020 gekauft. Profitiere ich trotzdem von den neuen Steuerspielregeln?

In der Gewinnermittlung 2020 besteht noch kein Wahlrecht. Hier gelten die bisherigen Regelungen zu geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) oder die bisherige Nutzungsdauer von drei Jahren für Computerhardware und von fünf Jahren für ERP-Software.

In Textziffer 6 des BMF-Schreibens vom 26. Feburar 2021 findet sich jedoch eine Steuererleichterung für Sie. Denn haben Sie begünstigte Computerhardware und Software im Jahr 2020 oder früher gekauft und auf mehrere Jahre abgeschrieben, darf der Restbuchwert zum 31. Dezember 2020 im Jahr 2021 in voller Höhe abgeschrieben werden.

Beispiel: Sie haben im Juli 2020 Computerhardware und Software für Ihren Handwerksbetrieb mit Nettoanschaffungskosten von 20.000 Euro erworben und mit einer Nutzungsdauer von drei Jahren abgeschrieben. Folge: Der Gewinn 2020 minderte sich dadurch um einen Abschreibungsbetrag von 3.334 Euro (20.000 Euro: drei Jahre = 6.667 Euro x 6/12, da der Kauf im Juli 2020 erfolgte. Der Restbuchwert zum 31. Dezember 2020 beträgt demnach 16.666 Euro (Kaufpreis 20.000 Euro abzüglich Abschreibung 2020 von 3.334 Euro). Und dieser Restbuchwert kann aufgrund der Neuregelung im Jahr 2021 in voller Höhe gewinnmindernd abgeschrieben werden.

Praxis-Tipp: Auch hier haben Sie wieder ein Wahlrecht. Sie "können" den Restbuchwert für Computerhardware oder Software im Jahr 2021 in voller Höhe gewinnmindernd abschreiben. Sie müssen aber nicht. Sie können die in 2020 gewählte Abschreibungsmethode auch weiterführen.

Für welche Computerhardware kann die einjährige Nutzungsdauer angesetzt werden?

Für welche Computerhardware die Nutzungsdauer mit einem Jahr berücksichtigt werden darf, kann dem BMF-Schreiben vom 26.Februar 2021 entnommen werden. Der Begriff Computerhardware umfasst Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte wie Drucker, Tastatur, Monitor oder Scanner.

Praxis-Tipp: Brauchen Sie 2021 einen möglichst hohen Betriebsausgabenabzug, sollten Sie darauf achten, dass Sie nur Computer-Hardware kaufen, für die das Bundesfinanzministerium die neue einjährige Nutzungsdauer zulässt. Im Zweifel fragen Sie vor dem Kauf bei Ihrem Steuerberater nach, ob es sich bei der Computerhardware um im Rahmen dieser Neuregelung begünstigte Wirtschaftsgüter handelt.

Für welche Software gilt die neue einjährige Nutzungsdauer?

Für Software gilt die neue einjährige Nutzungsdauer immer dann, wenn es sich bei der Software um eine Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und zur Datenverarbeitung handelt. Dazu rechnen auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme des Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung (BMF, Schreiben v. 26.2.2021, Rz. 5).

Es gibt doch schon den Sofortabzug bei Kauf von GWG. Warum braucht es eine Neuregelung?

Bei der Neuregelung handelt es sich nach den Formulierungen im BMF-Schreiben vom 26.Februar 2021 ausdrücklich nicht um den Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter. Und das ist gut so. Denn die Neuregelung bringt deutlich mehr Steuervorteile. Zu unterscheiden sind insbesondere folgende Sachverhalte:

Höhe der Sofortabschreibung

Zum einen sind bei der Neuregelung Ausgaben in unbegrenzter Höhe als Betriebsausgaben im Jahr des Kaufs abziehbar. Bei GWG ist der Abzug auf Nettokosten von maximal 800 Euro begrenzt.

Beispiel: Ein selbständiger Handwerker möchte die Digitalisierung in seinem Handwerksbetrieb angehen und kauft Computerhardware und Software. Die Kosten betragen im Jahr 2021 insgesamt 20.000 Euro. Die kosten für jedes Wirtschaftsgut liegen netto bei rund 1.000 Euro. Folge: Ein Sofortabzug im Rahmen eines GWG würde 2021 ausscheiden, weil die Nettoanschaffungskosten je Wirtschaftsgut mehr als 800 Euro betragen. Der Sofortabzug im Rahmen der einjährigen Nutzungsdauer ist dagegen für die kompletten Kosten im Jahr 2021 zulässig.

Wirtschaftsgüter selbständig oder nicht selbständig nutzungsfähig?

Beim Sofortabzug für GWG ist nicht nur der maximale Nettopreis von 800 Euro Voraussetzung, sondern auch, dass das Wirtschaftsgut selbständig nutzungsfähig ist. Ist das nicht der Fall, scheidet der Sofortabzug als GWG aus.

Beispiel: Ein selbständiger Handwerker erwirbt 2021 für seine Mitarbeiter im Homeoffice Drucker und Monitore. Die gesamten Ausgaben betragen netto 5.000 Euro, wobei die Drucker und Monitore jeweils netto nicht mehr als 350 Euro betragen. Folge: Der Sofortabzug als GWG scheidet für diese Geräte aus, weil diese nicht selbständig nutzungsfähig sind (sie funktionieren ohne PC nicht). Der Sofortabzug der 5.000 Euro im Rahmen der Neuregelung mit der einjährigen Nutzungsdauer ist dagegen im Jahr 2021 möglich.

Neuregelung der Abschreibung für Computerhardware und Software ab 2021

Die Corona-Pandemie hat den auch schon vorher durchaus „fühlbaren“ Mangel an Digitalisierung noch deutlicher aufgezeigt. Bislang lief die Digitalisierung in deutschen Unternehmen nämlich durchaus „schleppend“. Bereits 2018 war dringend gefordert worden, eine einheitliche kurze Nutzungsdauer für Investitionsgüter,die der digitalen Transformation dienen, einzuführen.

Nunmehr dürfen nach dem Bund-Länder-Beschluss vom 19.1.2021 Computerhardware und Software seit dem 1.01.2021 sofort in voller Höhe abgeschrieben werden.

Jetzt wird die Nutzungsdauer von Computerhardware einschließlich der dazugehörenden Peripheriegeräte und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung von bislang in der Regel drei Jahren auf ein Jahr verkürzt.

Der Begriff „Computerhardware“ umfasst Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer, Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte, also beispielsweise Drucker oder Scanner, aber auch Tastatur, Mikrofon, Headset, externe Festplatten, USB-Sticks und Streamer, Beamer und Plotter …

„Software“ umfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch-physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Daten-verarbeitung. Neben Standardanwendungen fallen darunter auch Anwendungen, die individuell auf den Nutzer abgestimmte Anwendungen sind, wie beispielsweise ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning), Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

Zur Software gehört auch die Betriebssoftware, ohne die die Hardware nicht genutzt werden kann. Bislang galt, dass eine solche Software zusammen mit der Hardware aktiviert und über die gleiche Nutzungsdauer abgeschrieben werden musste. Nunmehr kann für jede Software zur Dateneingabe und -verarbeitung eine Nutzungsdauer von einem Jahr gewählt werden.

Die neuen Abschreibungsmöglichkeiten gelten auch für digitale Anschaffungen, die Sie früher, also beispielsweise im Jahr 2020, angeschafft oder hergestellt haben, und bei der Sie eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt hatten.